Welche Aufgaben bzw. Arbeiten umfasst die Lohnbuchhaltung?
Im Rahmen der Lohnbuchhaltung wird für alle Angestellten ein Lohnkonto angelegt und geführt. Es werden wichtige Daten wie die Lohnsteuerklasse und Angaben zur Sozialversicherung vermerkt und die Gewährung von Sachbezügen und monetäre Zuschläge (wie z.B. für Nachtarbeit) dokumentiert. Weitere Aufgaben sind die Meldungen an die Sozialversicherungen, das zuständige Finanzamt und die Krankenkassen. Vereinfacht gesagt: Alles, was im Zusammenhang mit dem Gehalt der eigenen Angestellten anfällt, obliegt der Lohnbuchhaltung.
Welche Verordnungen sind dabei relevant?
§ 41 Einkommensteuergesetz (EStG) und § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) legen fest, welche Daten in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung gespeichert werden. Ebenfalls bedeutend sind die Gewerbeordnung (GewO), die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) und die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). Diese präzisieren die Inhalte der Gehaltsabrechnungen und geben Auskunft über die Intervalle, in denen gewerbliche Arbeitgeber diese erstellen müssen.
Ist man als Arbeitgeber dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen?
Gewerbliche Arbeitgeber (einschließlich des Staates) sind dazu verpflichtet, eine "nachvollziehbare Lohn- oder Gehaltsabrechnung" zu erstellen und an die eigenen Mitarbeiter auszuhändigen. Dies ist rechtlich vorgeschrieben. Gewöhnlich erfolgt die Ausgabe monatlich, obwohl dies nicht zwingend erforderlich ist. Ändert sich von einem Monat zum nächsten nichts, müsste keine neue Ausgabe erfolgen, sondern erst wieder bei einer Änderung. Aufgrund der zentralen Rolle der Abrechnungen als Nachweisdokumente, machen die meisten Arbeitgeber von dieser Option aber keinen Gebrauch.
Was sind Sachbezüge, die der Steuerpflicht unterliegen?
Sachbezüge sind nicht monetäre Leistungen, die Angestellte für ihre Tätigkeit erhalten. Diese müssen bewertet werden. Hierfür kann die Buchhaltung eine Einzelbewertung vornehmen, sich nach der SvEV richten oder die verbreitete Durchschnittsbewertung nutzen. Bestimmte Sachbezüge können bis zu festgelegten Grenzen sogar steuerfrei sein. Im Normalfall sind Sachbezüge jedoch ebenso steuerpflichtig wie Barlohn.
Wie funktioniert die Entgeltabrechnung in der Buchhaltung, wenn Arbeitnehmer Sachbezüge erhalten?
Sachbezüge sind immer in der Entgeltabrechnung zu vermerken. Dies gilt auch dann, wenn sie steuerfrei sind. Die Höhe der gezahlten Leistung und der Auszahlungstermin sind dabei zu dokumentieren. Das zuständige Finanzamt kann allerdings eine Freistellung gewähren, die von der wiederholten Aufzeichnungspflicht befreit.
Muss eine Lohnabrechnung in Papierform ausgehändigt werden?
Grundsätzlich muss die Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung in Papierform ausgehändigt werden. Dies ist in der Gewerbeordnung festgelegt. Diese kennt allerdings eine Ausnahmeklausel. Es ist möglich, eine Aushändigung in digitaler Form schriftlich zu vereinbaren. In diesem Fall muss der Arbeitgeber jedoch sicherstellen, dass alle Datenschutzgesetze eingehalten werden.