Arbeitsrecht: Das neue Nachweisgesetz - seit 1. August 2022 geltende Änderungen

Seit dem 1. August 2022 sind Arbeitgebende verpflichtet, Arbeitnehmenden bei Neueinstellungen mehr Informationen als bisher zu geben. Grund ist das neue Nachweisgesetz (NachwG), mit dem die EU-Richtlinie 2019/1152, die sogenannte Arbeitsbedingungen-Richtlinie, in deutsches Recht transferiert wurde. Ziel ist, die Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmende transparenter und verlässlicher zu gestalten. Geändert hat sich insbesondere die Schriftlichkeit der Arbeitsbedingungen, aber auch die Fristen, deren Nichtbeachtung für Arbeitgebende ein Bußgeld nach sich ziehen kann.

Inhalt von Arbeitsverträgen nach dem neuen Nachweisgesetz

Seit dem 1. August 2022 sind Arbeitgebende verpflichtet, spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung die nachfolgenden Angaben schriftlich abzufassen und dem jeweiligen Arbeitnehmenden auszuhändigen:

• Name und Anschrift der Parteien des Arbeitsvertrages
• Höhe des Arbeitsentgelts, seine inhaltliche Zusammensetzung einschließlich aller Vergütungsbestandteile, deren Fälligkeit sowie die Art und Weise der Auszahlung
• Vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten
• Im Falle von Schichtarbeit das Schichtsystem, den Schichtrhythmus sowie die Voraussetzungen für eine Schichtänderung

Spätestens am siebten Kalendertag nach Beginn des vereinbarten Arbeitsverhältnisses müssen dem Arbeitnehmenden weitere Angaben ausgehändigt werden, nämlich diese:

• Beginn des Arbeitsverhältnisses sowie seine Dauer, sofern es sich um einen befristeten Arbeitsvertrag handelt
• Beschreibung der zu leistenden Tätigkeit
• Dauer einer möglicherweise vereinbarten Probezeit
• Arbeitsort, gegebenenfalls mit dem Hinweis, dass der Arbeitnehmende nicht auf einen bestimmten Arbeitsort festgelegt ist, sondern an verschiedenen Orten eingesetzt werden kann
• Sofern es Bestandteil des Arbeitsvertrages ist, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden

Bei Arbeit auf Abruf nach § 12 TzBfG (Teilzeit- und Befristungsgesetz) braucht es weitere Angaben, nämlich diese:

• Vereinbarung, dass der Arbeitnehmende verpflichtet ist, seine Arbeitsleistung dem Arbeitsaufkommen entsprechend zu erbringen
• Zahl der Stunden, die mindestens zu vergüten sind
• Zeitlicher Rahmen, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist
• Frist, innerhalb der der Arbeitgebende die Lage der Arbeitszeit mitteilen muss

Der Arbeitgebende ist darüber hinaus verpflichtet, noch weitere Tatbestände in den Arbeitsvertrag aufzunehmen, nämlich diese:

• Auskunft über das im Falle einer Kündigung einzuhaltende Verfahren, die Fristen für die Kündigung des Arbeitsvertrages, das Schriftformerfordernis und die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage
• Mitteilung, ob ein Anspruch auf Fortbildung besteht
• Im Falle einer Zusage einer betrieblichen Altersvorsorge Nennung von Name und Anschrift des Versorgungsträgers; diese Nachweispflicht entfällt ausnahmsweise, wenn der Versorgungsträger diese Information erbringen muss
• Allgemeiner Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind
• Allgemeiner Hinweis auf Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen für die Arbeitsbedingungen im Bereich kirchlicher Arbeitgebende
  
  

Das neue Nachweisgesetz - Schriftformerfordernis von Arbeitsverträgen

Nach dem neuen Nachweisgesetz unterliegen Arbeitsverträge dem Schriftformerfordernis - mit allen bereits genannten Vertragsdetails. Von diesem Grundsatz der Schriftlichkeit gibt es einige Ausnahmen.

Davon ausgenommen sind

• Gesetzesänderungen,
• Änderungen in einem Tarifvertrag sowie
• Änderungen von Betriebs- und Dienstvereinbarungen.

Das heißt, diese genannten Änderungen müssen auch weiterhin nicht in Schriftform angezeigt werden.

Welche Fristen gelten nach dem neuen Nachweisgesetz?

Bezüglich der Fristen muss zwischen Neueinstellungen und bestehenden Arbeitsverhältnissen unterschieden werden.

1. Grundsätzlich gelten die neuen Pflichten nach dem Nachweisgesetz für Neueinstellungen ab dem 1. August 2022.
   
   Das bedeutet, dass dem Arbeitnehmenden die Niederschrift zahlreicher Informationen am ersten Tag vorliegen muss. Konkret handelt es sich um Namen und Anschrift der Vertragsparteien, die Arbeitszeit sowie das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung. Alle weiteren Nachweise können innerhalb einer Frist von sieben Kalendertagen nachgereicht werden.
   
   
2. Doch wie verhält es sich mit Beschäftigten, die bereits vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden?
   
   Sie müssen nur dann über die wesentlichen Arbeitsbedingungen informiert werden, wenn sie den Arbeitgebenden ausdrücklich dazu auffordern. Ab diesem Zeitpunkt hat der Arbeitgebende sieben Tage Zeit, die wichtigsten Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Gehalt und seine Zusammensetzung sowie die Arbeitszeit nachzureichen. Für alle anderen Informationen - Urlaubsanspruch, Pflichtfortbildung, betriebliche Altersvorsorge, Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen - hat der Arbeitgebende einen Monat Zeit, um sie bereitzustellen.

Kommt es in einem bereits bestehenden Arbeitsverhältnis zu einer Änderung der wesentlichen Arbeitsbedingungen, ist der Arbeitgebende verpflichtet, den Arbeitnehmenden spätestens am Tag der Änderung diesbezüglich informieren.

Rechtsfolgen bei Verstößen gegen das neue Nachweisgesetz

Es ist neu in der deutschen Gesetzgebung, dass Verstöße gegen Vorschriften des Nachweisgesetzes als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Kommt es zu einem Verstoß seitens des Arbeitgebenden, haben die Behörden die Möglichkeit, ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Fall zu verhängen.

Bezüglich eines möglichen Gesetzesverstoßes gibt es fünf Fallkonstellationen:

1. Der Arbeitgebende händigt einem Arbeitnehmenden eine Vertragsbedingung nicht aus.
2. Eine Vertragsbedingung ist falsch oder fehlerhaft.
3. Es handelt sich um eine nicht vollständige beziehungsweise lückenhafte Vertragsbedingung.
4. Die Vertragsbedingung ist nicht in der vorgeschriebenen Weise Teil des Arbeitsvertrages.
5. Die Vertragsbedingung wird dem Arbeitnehmenden nicht in der gesetzlich vorgeschriebenen Frist ausgehändigt.

Unternehmen müssen diesbezüglich achtsam sein. Werden die wesentlichen Arbeitsbedingungen von Mitarbeitenden nicht schriftlich, sondern mit einer qualifizierten elektronischen Signatur niedergelegt, kann das ebenso eine Geldbuße nach sich ziehen - und zwar pro Fall.

Das neue Nachweisgesetz: Was müssen Arbeitgebende tun

Um Rechtsverstöße gegen das neue Nachweisgesetz zu vermeiden, ist es für Arbeitgebende essentiell, Musterarbeitsverträge zu überarbeiten und an die neue, seit 1. August 2022 geltende Gesetzeslage anzupassen. Das betrifft insbesondere die detaillierten Regelungen zur Vergütung, zur Arbeitszeit sowie die Angaben zu den Kündigungsfristen, die es dem Arbeitnehmenden erleichtern, eine Kündigungsschutzklage anzustrengen.

Es wird außerdem Arbeitnehmende geben, die in einem bestehenden Arbeitsverhältnis ihren Anspruch auf Auskunft geltend machen. Arbeitgebende sind verpflichtet, innerhalb einer Frist von sieben Tagen auf diesen Auskunftsanspruch zu reagieren. Deshalb ist es empfehlenswert, ein standardisiertes Antwortschreiben zu entwerfen, in dem die Arbeitsbedingungen aufgeführt sind, zu deren Auskunft der Arbeitgebende verpflichtet ist. Alternativ ist es möglich, einen vollständig neuen Arbeitsvertrag aufzusetzen und diesen dem betreffenden Arbeitnehmenden auszuhändigen.

Was ändert sich für Arbeitnehmende durch das neue Nachweisgesetz?

Mit dem neuen Nachweisgesetz sollen Arbeitnehmende mehr Rechtssicherheit betreffend die Vertragsbedingungen erlangen, zum Beispiel in Bezug auf die Arbeitszeit, die Gehaltsdarstellung und die Kündigungsvorschriften.

1. Wesentliche Änderungen betreffend die Arbeitszeit

Neu ist, dass die Arbeitszeit schriftlich festgelegt wird. Das bedeutet, dass die Rahmenbedingungen für die Arbeitszeit klar definiert sind und Ruhezeiten besser eingehalten werden können. Eigenmächtige Änderungen seitens des Arbeitgebenden oder des Arbeitnehmenden sind dann nicht mehr möglich.

2. Wesentliche Änderungen in der Gehaltsdarstellung

Mit dem neuen Nachweisgesetz muss die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts offengelegt werden. Das betrifft nicht nur das Gehalt an sich, sondern auch die Vergütung von Überstunden, von Zulagen, Prämien und Zuschlägen sowie von Sonderzahlungen. Auch weitere Gehaltsbestandteile müssen transparent gemacht werden, zum Beispiel Weiterbildungen oder die Nutzung eines Firmenfahrzeugs.

Die Pflicht zur Gehaltsdarstellung bezieht sich nicht nur auf die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, sondern auch auf die Fälligkeit sowie die Art und Weise der Gehaltszahlung. Ein weiterer Bestandteil der transparenten Gehaltsdarstellung ist, dass die Rechtsgrundlage der Vergütung bekanntgegeben werden muss, zum Beispiel ein Tarifvertrag.

Auf diese Weise haben Arbeitnehmende einen Überblick darüber, in welcher Höhe die reguläre Arbeit und in welchem Maße Überstunden vergütet werden. Auch ist klar, welche zusätzlichen Leistungen gewährt werden.

3. Wesentliche Änderungen im Falle einer Kündigung

Durch das neue Nachweisgesetz sind Arbeitgebende im Falle einer Kündigung nun verpflichtet, die Fristen schriftlich festzuhalten, die für das Einreichen einer Kündigungsschutzklage maßgeblich sind.

Arbeitnehmende haben so einen besseren Überblick über die Möglichkeiten, gegen die Kündigung vorzugehen. Kommt der Arbeitgebende dieser Pflicht nicht nach, muss er mit einem Bußgeld rechnen.

Leider wurde mit dem geänderten Nachweisgesetz an der bisherigen Schriftform der wesentlichen Arbeitsbedingungen festgehalten. Das bedeutet, dass die elektronische Form weiterhin ausgeschlossen wird. So sieht es § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG vor. Das steht im Widerspruch zur Arbeitsbedingungenrichtlinie, die in Art. 3 ausdrücklich die elektronische Form zulässt. Hier ist eine Nachbesserung noch wünschenswert.